那一個(gè)個(gè)讓人敬而遠(yuǎn)之的會(huì)計(jì)檔案柜，那一間間鮮有人問(wèn)津的會(huì)計(jì)檔案室，正醞釀著一場(chǎng)靜悄悄的、深刻的革命。這一革命的推手就是財(cái)政部、國(guó)家檔案局日前發(fā)布的新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法(征求意見(jiàn)稿)》(下稱“《征求意見(jiàn)稿》”)。這意味著，電子會(huì)計(jì)檔案不久或?qū)⒄健暗翘萌胧摇薄?br style="color: rgb(80, 80, 80); line-height: 22px; font-family: Verdana, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 14px; white-space: normal; background-color: rgb(255, 255, 255);"/> 這是一份與時(shí)俱進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案管理新政。《征求意見(jiàn)稿》尤其針對(duì)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用等新的形勢(shì)，明確了會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍，明確了電子會(huì)計(jì)檔案的管理要求，完善了會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀程序和要求，并結(jié)合各單位實(shí)際需要完善或修改了會(huì)計(jì)檔案移交、利用、保管等相關(guān)內(nèi)容。
特別是，《征求意見(jiàn)稿》明確了部分電子會(huì)計(jì)資料在滿足一定條件下可僅以電子形式歸檔保存，同時(shí)完善了會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀程序和要求，引人關(guān)注。
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理 程度的日益提升，越來(lái)越多的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，并形成大量的電子會(huì)計(jì)檔案。隨著經(jīng)營(yíng)管理對(duì)會(huì)計(jì)核算多維信息需求的增加，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量大幅上升，檔案管理工作需要切實(shí)考慮成本和效率問(wèn)題，會(huì)計(jì)檔案的保管形式亟需進(jìn)行變革。
而按照現(xiàn)行的1998年制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，“采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案”。在信息化時(shí)代，電子檔案管理的法律規(guī)范和技術(shù)手段已較為成熟，這種情況下，要求同時(shí)保存紙質(zhì)和電子的會(huì)計(jì)檔案的意義不大，且會(huì)大大增加檔案的管理成本。
為了順應(yīng)信息化和低碳化的時(shí)代發(fā)展要求，《征求意見(jiàn)稿》進(jìn)一步肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的有效性和可替代性(對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的替代)，規(guī)定“單位內(nèi)部形成的電子會(huì)計(jì)資料，同時(shí)滿足下列條件的，可僅以電子形式歸檔保存”。
這些必須“滿足的條件”包括：電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由相應(yīng)的信息系統(tǒng)生成和傳輸;使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料數(shù)據(jù)，能夠輸出符合歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定并履行了經(jīng)辦、審核、審批等必要的電子簽證程序等。
相應(yīng)地，上述《征求意見(jiàn)稿》對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的移交、銷(xiāo)毀、利用等也提出了有關(guān)要求。
實(shí)際上，為探索會(huì)計(jì)檔案電子化管理的有效模式，修訂《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，財(cái)政部從2010年年底開(kāi)始，就會(huì)同國(guó)家檔案局赴多家單位開(kāi)展調(diào)研和座談，并自2012年開(kāi)始陸續(xù)選擇中國(guó)電信廣東省分公司、中國(guó)聯(lián)通集團(tuán)、中國(guó)人保財(cái)險(xiǎn)等開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)工作。試點(diǎn)企業(yè)進(jìn)一步節(jié)約了會(huì)計(jì)檔案管理成本，提高了會(huì)計(jì)檔案管理效率。僅從內(nèi)部原始憑證的試點(diǎn)效果看，每家單位每年就可直接節(jié)約紙張、打印耗材及后續(xù)處理人力成本、保管成本等上千萬(wàn)元，“綠色檔案”效應(yīng)盡顯。
另外，實(shí)際工作中，為避免可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)和承擔(dān)的責(zé)任，對(duì)于已超過(guò)最低保管期限且符合銷(xiāo)毀條件的會(huì)計(jì)檔案，單位負(fù)責(zé)人一般也不愿輕易銷(xiāo)毀，致使會(huì)計(jì)檔案大量占用單位資源、耗費(fèi)保管成本。這與現(xiàn)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀的具體程序但未明確銷(xiāo)毀前的鑒定工作和有關(guān)責(zé)任有一定關(guān)系。
這一點(diǎn)引起財(cái)政部、國(guó)家檔案局的高度關(guān)注。此次《征求意見(jiàn)稿》進(jìn)一步完善了會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀程序和要求。會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀是會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，其中，銷(xiāo)毀鑒定是銷(xiāo)毀的前提和基礎(chǔ)。此次《征求意見(jiàn)稿》增加了銷(xiāo)毀鑒定的程序和要求，規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定委員會(huì)(或小組)，定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀意見(jiàn)書(shū)。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)重新劃定保管期限;對(duì)保管期滿，確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以進(jìn)行銷(xiāo)毀。”同時(shí)，此次《征求意見(jiàn)稿》簡(jiǎn)化了監(jiān)銷(xiāo)的有關(guān)規(guī)定。
此外，現(xiàn)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》采用列舉的方式，提出了4類(lèi)應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料，但未對(duì)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)涵進(jìn)行界定。其他會(huì)計(jì)資料是否應(yīng)當(dāng)歸檔缺少相應(yīng)判斷標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各單位實(shí)際中做法存在較大差異或者出現(xiàn)一些爭(zhēng)議。此次《征求意見(jiàn)稿》明確了會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍。
此次《征求意見(jiàn)稿》還結(jié)合實(shí)際工作需要，完善或修改了關(guān)于延長(zhǎng)會(huì)計(jì)檔案移交檔案機(jī)構(gòu)(檔案工作人員)的期限、完善會(huì)計(jì)檔案利用的有關(guān)要求、明確代理記賬中涉及的會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題、調(diào)整會(huì)計(jì)檔案定期保管期限分類(lèi)等內(nèi)容。
按照《征求意見(jiàn)稿》的要求，12月31日前，各單位將會(huì)把意見(jiàn)反饋至財(cái)政部會(huì)計(jì)司。
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